MediaGeniX groeit in een snel evoluerende sector dankzij zelforganiserend teamwork

Softwarebedrijf MediaGenix maakte de laatste vijf jaar een enorme groeispurt. De onderneming werd wereldwijd actief en het aantal medewerkers steeg van vijftig naar honderddertig om de constante groei van de doelmarkten op te vangen.

MediaGeniX ontwikkelt toepassingen om televisie- en streamingkanalen te beheren. De snel veranderende aard van de mediasector die op zoek is naar een nieuw businessmodel en de hoge prestatiedruk bracht onzekerheid over de richting waarin het bedrijf zou evolueren bij de medewerkers. Welke rol zouden zij daarin spelen? De betrokkenheid en het samenhorigheidsgevoel verminderden, wat leidde tot ongewenst verloop. MediaGeniX wilde echter een ervaren topspeler blijven. Om zijn rendabiliteit te behouden in een snel evoluerende sector, moesten de medewerkers beter worden ondersteund. MediaGeniX schakelde daarom Amazo in.

Ondersteuning over de hele lengte

“We hebben gedreven medewerkers”, zegt Dirk Debraekeleer, CEO van MediaGeniX. “Het is gewoon erg plezant om voor mediabedrijven te werken. Maar het tempo ligt hoog, we lanceren bijvoorbeeld drie keer per jaar een nieuwe softwareversie. Het is niet evident om dat vol te houden. Het is onze taak om onze medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen, zodat ze geëngageerd blijven.”

Amazo zou aanvankelijk het management van MediaGeniX coachen om medewerkers beter te begeleiden in de dagelijkse werking. Na eerste gesprekken met Amazo bleek dat het managementteam, samengesteld uit leden die er al bij waren van bij de start plus anderen die er pas het voorbije jaar bij kwamen, nog te veel als een groep individuen functioneerde met onvoldoende gemeenschappelijke doelstellingen. Tussen de medewerkers en het managementteam werd een kloof ervaren. De rol van de teamleads, de eerstelijns leidinggevenden, was wel helder gedefinieerd, maar werd onvoldoende ingevuld. Om een duurzame impact te hebben op de volledige organisatie was een meer diepgaande aanpak nodig dan alleen coaching.

Amazo organiseerde gesprekken met het management, de teamleads, de HR-afdeling en zowat alle medewerkers om te achterhalen waar er precies behoefte aan was. Medewerkers wilden zich vooral meer verbonden voelen met het bedrijf, dichter bij de klant staan en meer inspraak hebben binnen projecten.

Mireille Coudron, VP HR bij MediaGeniX: “Vroeger werden teams samengesteld op basis van beschikbaarheid. Er was te weinig echte betrokkenheid bij de klanten en de projecten en te weinig inzicht in het waarom van bepaalde projecten. Onze mensen hadden niet het gevoel dat ze het beste van zichzelf konden geven.”

Nieuwe structuur en rolverdeling

MediaGeniX veranderde daarom zijn bedrijfsstructuur. Medewerkers worden voortaan niet meer geleid door de technische teamleads, maar door de projectleiders. Er zijn vaste projectteams gemaakt met een mix van specialisten die een beperkt aantal klanten toegewezen krijgen. Daardoor kunnen medewerkers zich beter focussen op wat die klanten nodig hebben. Coudron: “Developers werken nu nauwer samen met analisten. Door de betere samenwerking en een hogere verbondenheid is er echt zelfsturend teamwork ontstaan. Dat is precies wat we nodig hebben.”

“Het vraagt veel moed om een bedrijf te willen veranderen en de uitdaging aan te gaan om eerst naar jezelf te kijken”, vertelt Els Demesmaeker van Amazo.

Een vernieuwde bedrijfsstructuur vraagt ook om andere besluitvorming. Het managementteam werd begeleid naar een efficiënter besluitvormingsproces en een sterker onderling vertrouwen. Daardoor wordt meer feedback aan elkaar gegeven en zijn discussies waardevoller geworden.

“Het vraagt veel moed om een bedrijf te willen veranderen en de uitdaging aan te gaan om eerst naar jezelf te kijken”, vertelt Els Demesmaeker van Amazo. “Dat is niet altijd leuk. Maar door je kwetsbaar op te stellen, feedback te geven en zelf te krijgen, creëer je een vangnet van vertrouwen en weet je dat je samen je doelstellingen kan bereiken.”

Als een team

Om de betrokkenheid verder te verhogen, ging Amazo aan de slag met alle medewerkers van MediaGeniX. “Via de Myers-Briggs Type Indicator (MBTI), een techniek om persoonlijkheden te onderscheiden, leren projectleiders en medewerkers de competenties van zichzelf en collega’s beter te ontdekken en appreciëren”, zegt Gaston Vanhaeren van Amazo. Dankzij het inzicht en vertrouwen in anderen ontstaat er een betere samenwerking. Amazo leert de medewerkers ook vertrouwen opbouwen via feedback, zowel onderling als in de communicatie met hun projectleiders: hoe geef je constructieve feedback aan anderen en hoe verwerk je feedback over jezelf? “De druk ligt soms hoog, dus onze teams moeten vlot met elkaar werken om zelfstandig hun doelstellingen te behalen. Als je weet waarin je zelf goed bent en waarbij je op de hulp van anderen kunt rekenen, behaal je de beste resultaten”, weet Dirk Debraekeleer.

Om de cultuur van open feedback te onderhouden, is er een halfjaarlijkse feedbackcarrousel waarbij projectleiders samenzitten met hun team om te overlopen wat goed gaat, wat niet vlot loopt, wat de verwachtingen zijn, wat er anders kan. Het managementteam en het directiecomité komt jaarlijks ook onderling samen voor peer-to-peer feedback.

Om het traject zo goed mogelijk op maat uit te werken in functie van de noden van de organisatie en om de aangeleerde vaardigheden te blijven ondersteunen, was een coach van Amazo anderhalf jaar lang gedurende een dag per week aanwezig bij MediaGeniX. Demesmaeker: “Door de dagelijkse werking te observeren en met heel veel mensen te praten, kunnen we een traject op maat aanbieden waarbij de diensten niet alleen op vraag van de klant komen maar ook uit onze inzichten. Je voelt wat er leeft. Er zijn de geplande vergaderingen en de coachingsessies, maar mensen kunnen ook gewoon even langskomen.”

Samen bouwen

MediaGeniX vond het belangrijk om niet zomaar te kiezen voor een standaardaanpak, maar om samen met Amazo een traject uit te stippelen op basis van een wederzijds vertrouwen. “Dat is ook wat Amazo onderscheidt van hun concurrenten: luisteren en gezamenlijk iets creëren. We hebben andere leveranciers gecontacteerd, maar daar hadden we geen voeling mee. Ik vond het belangrijk dat er een goede klik was met onze partner en ik kende Els al langer. Je kunt niet zomaar snel het probleem eens oplossen. Je organisatie veranderen is iets dat groeit en wat we samen met Amazo opbouwen”, besluit Coudron.

Je kunt niet zomaar snel het probleem eens oplossen. Je organisatie veranderen is iets dat groeit en wat we samen met Amazo opbouwen”, besluit Mireille Coudron, VP HR bij MediaGeniX.

Oplossing

MediaGeniX veranderde zijn bedrijfsstructuur. Medewerkers werden voortaan niet meer geleid door technische teamleads, maar door projectleiders. Er werden vaste projectteams gemaakt met een mix van specialisten die een beperkt aantal klanten kregen toegewezen. Een vernieuwde structuur vroeg ook om andere besluitvorming. Alle teams werden begeleid in een efficiëntere besluitvorming en een sterker onderling vertrouwen. Daardoor wordt meer feedback aan elkaar gegeven en zijn discussies waardevoller.